Objetivos
- Facilitar el acceso a la información contenida en las tablas de valoración de series documentales aprobadas por los distintos órganos de valoración de las administraciones públicas en un repositorio único.
- Aunar esfuerzos. Normalizar conceptos (calificaciones, clasificaciones, etc.)
Metodología
Se parte de la existencia previa de dos Bases de Datos en Access elaboradas por la Xunta de Galicia y por la Comunidad de Madrid, sin que ninguna de las dos Comunidades Autónomas tuviera conocimiento de ello.
En ambos casos se elaboraron para aprovechar el trabajo llevado a cabo por otros órganos de valoración en beneficio de sus propios Consejos de Valoración.
Trabajos realizados
- Revisión y análisis de los campos de ambas Bases de Datos
- Elaboración de una nueva estructura de la Base de Datos
- Adaptación de la Base de Datos de Madrid a la nueva estructura
- Unificación de ambas Bases de Datos (Galicia+Madrid)
- Integración de las últimas tablas de valoración publicadas: el resultado es una Base de Datos con 10.266 registros.
Estamos trabajando en
- Clasificación de las tablas de valoración por ámbitos competenciales y funciones
- Ampliación de la información contenida de cada serie documental, incluyendo aquellos metadatos del eEMGDE que afectan a la serie, así como de otros datos de interés por su trascendencia para determinar los plazos de conservación, idea que está trabajando la línea 2. Hablamos de distinguir entre expediente, registro y agregación o dossier.
- Implicación de todos los órganos de valoración a través del Consejo de Cooperación Archivística
- Colaboración del Ministerio de Cultura y Deporte: soporte técnico al repositorio de tablas de valoración
Productos
- Repositorio estructurado de tablas de valoración, disponible para su consulta en internet.
Participantes
- Gema Martín González (Dinamización). Jefa de Proyecto en el Centro Municipal de Informática del Ayuntamiento de Málaga y vocal de Difusión Web de la AAA.
- Noemí Belmonte Rodríguez-Pascual. Jefa Consultora experta en Gestión documental y Archivo electrónico de Indra y Presidenta de la AAA.
- Alfonso Cascudo Rasilla. Jefe de sección del Archivo General Territorial da Xunta en Pontevedra.
- Mª del Mar Ibáñez Camacho. Archivera del Archivo Histórico Provincial de Córdoba y vocal de Comunidades de Prácticas de la AAA.
- Montserrat Sola García. Jefe de Servicio de Acceso y Valoración de Documentos. Comunidad de Madrid.
- Ana Verdú Peral. Archivera Municipal de Córdoba y Jefa del Departamento de Gestión Documental y Archivos.
Esta línea tiene como finalidad desarrollar una metodología de trabajo para el análisis de los valores primarios y secundarios, atendiendo a su aplicación práctica para facilitar la realización rápida, eficaz y garantista de estudios previos de identificación y valoración, en este nuevo contexto de transformación digital de la administración y del archivo.
Esta línea se ha estructurado en tres grupos de trabajo.
Grupo 1. Formularios.
Objetivos
- Realizar un análisis comparativo de:
-
- Formularios de identificación y valoración (FIV) del conjunto de las Comunidades Autónomas (CCAA) y de la Administración General del Estado (AGE).
- Instrucciones de cumplimentación de los formularios.
- Elaboración de una propuesta de elementos para el diseño de un formulario, en formato “lista de verificación”.
Metodología
- Modelo: FIV de la Comunidad Valenciana, por reproducir la estructura ISAD(G).
- Revisión transversal de cada área ISAD(G) en los Formularios de Identificación y Valoración accesibles en red
- Datos de identificación de cada FIV, instrucciones, autoridad calificadora y estructura
- Comparativa de estructuras de los formularios
Productos
El resultado es una Propuesta de elementos de cada área para el diseño de un Formulario de Identificación y Valoración en formato “lista de verificación”.
Grupo 2: Valores Primarios
Objetivo
Desarrollar el concepto de valor primario para poder determinar el período de retención de los documentos de forma objetiva, sistemática, transparente y en base a criterios legales.
Metodología
1. Se parte de la metodología VARCa, elaborada por Lluís Esteve Casellas. Revisión de conceptos y puesta en práctica.
- Premisa: el valor primario es el valor de los documentos derivado del propósito para los que fueron creados, excluyendo la división entre valor administrativo, valor fiscal y valor legal. La clave está en establecer la definición y las relaciones existentes entre:
Período de retención ⇒ Cierre del expediente ⇒ Vigencia administrativa
- Análisis de los problemas a tener en cuenta en el establecimiento de periodos de retención: cierre del expediente.
- Análisis para establecer cómo calcular periodos de retención: qué debemos saber y aplicar, qué necesitamos que nos digan.
2. Se realiza la revisión y análisis de definiciones en la bibliografía.
Productos
- Guía profesional:
- Lista de verificación para los profesionales.
- Lista de verificación para oficinas.
- Conceptos: glosario profesional (extenso) y glosario para oficinas (reducido)
Grupo 3: Valores Secundarios
Objetivos
- Facilitar una comprensión clara de los conceptos ligados a la determinación del valor secundario.
- Elaborar un modelo de “lista de verificación” de criterios para justificar el valor secundario y facilitar su determinación en el proceso de valoración.
Metodología
- Revisión y análisis de definiciones en formularios e instrucciones para su elaboración de las diferentes Comunidades Autónomas (CCAA) y la AGE.
- Revisión y análisis de definiciones en la bibliografía.
Productos
- Elaboración de un modelo de “lista de verificación” de criterios de justificación del valor secundario.
Participantes
- María José Díaz Díaz. (Dinamización). Directora del Archivo Central de la Agencia Tributaria de Andalucía, y Coordinadora Provincial de la Asociación de Archiveros de Andalucía en Sevilla.
- Noemi Belmonte Rodríguez-Pascual. Jefa Consultora experta en Gestión documental y Archivo electrónico de Indra y Presidenta de la AAA.
- Lluís-Esteve Casellas Serra. Jefe de Sección de Gestión Documental y Archivo del Ayuntamiento de Girona.
- María del Pilar Encinar Romero. Archivo del Reino de Galicia.
- Francisco Fernández Cuesta. Consejero técnico de la Subdirección General de Bibliotecas y Archivos del Ayuntamiento de Madrid.
- Beatriz Franco Espiño. Jefa de Unidad Técnica de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental. Comunidad de Madrid.
- Ángela López Jiménez. Cuerpo de archiveros del Gobierno de Canarias.
- Gabriel Quiroga Barro. Jefe de Sección del Archivo del Reino de Galicia.
- Mercedes Rojas. Jefa de Sección Archivo Intermedio Comunitat Valenciana.
Objetivos
- Establecer criterios que ayuden a realizar la planificación y ejecución de macrovaloración en una organización.
- Realizar un ensayo concreto utilizando la metodología de trabajo definida.
Metodología
- Principios de aplicación general.
- Ítems para su aplicación práctica (materialización).
- Desarrollo y selección de criterios (menos es más) de aplicación.
- Revisión/propuesta de definición de Macrovaloración. Debate colectivo
Esta línea se ha estructurado en tres grupos de trabajo para establecer los ítems de aplicación práctica.
Grupo 1. Funciones transversales
Estandarizar las principales funciones con independencia de cualquier nivel de clasificación. Partimos de las ocho funciones transversales del Ayuntamiento de Girona.
Grupo2. Familia de trámites
Trata de identificar el objeto o finalidad de la gestión o trámite. Agrupación normalizada de procesos de actividad bajo criterio de finalidad o similitud de tramitación: 27 familias.
Grupo 3. Agrupación de series
No pretende normalizar funciones (trabajo FEMP: FUNCAL- AGE), sino superar el enfoque micro de la serie-Cuadro de Clasificación de cada organización para proponer grupos-macros de series: 16 grupos.
Producto
Realizar un ensayo de macrovaloración teniendo en cuenta los criterios y materiales resultantes de las líneas 1 y 2.
Participantes
- Josebe Alonso (Dinamización). Archivo Histórico de Euskadi.
- Marina García Pita (Dinamización). Archivera del Archivo de Galicia.
- Juan Carlos Balda. Técnico superior del Archivo de Navarra.
- Lluís-Esteve Casellas Serra. Jefe de Sección de Gestión Documental y Archivo del Ayuntamiento de Girona.
- Mª José Díaz Díaz. Directora del Archivo Central de la Agencia Tributaria de Andalucía, y Coordinadora Provincial de la Asociación de Archiveros de Andalucía en Sevilla.
- Joan Carles Faus Mascarell. Técnico de procesos y Archivo Administrativo, Ayuntamiento de Gandía.
- Francisco Fernández Cuesta. Consejero técnico de la Subdirección General de Bibliotecas y Archivos del Ayuntamiento de Madrid.
- Mercedes Rojas. Jefa de Sección Archivo Intermedio de la Comunitat Valenciana.
- Pilar Rubio Jiménez. Jefa de Sección del Servicio de Archivo y Biblioteca de la Diputación Provincial de Málaga.
- Maite Sola Landa. Jefa de Sección del Archivo de Navarra.
