El objetivo de la Comunidad de Práctica VALORA ha sido el de aunar esfuerzos en torno a la valoración y desarrollar productos que faciliten esta tarea a los profesionales de los archivos.
Tras cuatro años de intenso trabajo, podemos poner a disposición los resultados obtenidos:
El repositorio está actualizado a junio de 2024, y recoge más de 12.400 registros. La última versión permite asociar documentos a los registros, tales como estudios, tabla de valoración y extractos de tablas en boletines oficiales, que amplían la información del dictamen. Actualmente hay más de 900 registros que tienen asociado algún documento.
Listas de verificación de identificación del período de retención (valor primario)
Estas listas consisten en una secuencia de preguntas por descarte, cada una de las cuales fija un plazo de conservación de la información. Permiten determinar el periodo de retención en base a criterios legales, de forma objetiva, sistemática y transparente.
Listas de verificación para la ponderación del valor permanente (valor secundario)
Estas listas tienen como objetivo facilitar la toma de decisiones en la identificación del valor secundario y, al mismo tiempo, facilitar la justificación de su existencia en una serie documental. Se trata de valorar de forma sencilla el riesgo que supondría para la organización y para la sociedad la eliminación de los documentos que son objeto de valoración.
Estos ensayos persiguen establecer criterios que ayuden a realizar la planificación y ejecución de macrovaloración en una organización. Los trabajos desarrollados suponen una aproximación a la macrovaloración desde tres perspectivas distintas.
Los tres ensayos se pueden consultar en la Revista TRIA. Valora
Estandarizar las principales funciones con independencia de cualquier nivel de clasificación. Se ha partido de las ocho funciones transversales del Ayuntamiento de Girona.
Trata de identificar el objeto o finalidad de la gestión o trámite. Agrupación normalizada de procesos de actividad bajo criterio de finalidad o similitud de tramitación: 27 familias.
No pretende normalizar funciones (trabajo FEMP: FUNCAL- AGE), sino superar el enfoque micro de la serie-Cuadro de Clasificación de cada organización para proponer grupos-macros de series: 16 grupos.
Recoge las conclusiones y propuestas de las distintas líneas de trabajo.
A partir del trabajo de comparación de los formularios de identificación y valoración documental disponibles de las diferentes comunidades autónomas y de la Administración General del Estado se ha elaborado un borrador de propuesta de un formulario ideal que contiene los campos mínimos que se han considerado básicos para la realización de un estudio de identificación y valoración en cualquier administración. Seguiremos trabajando en este entregable para ofrecer una versión definitiva.
Se presenta en dos formatos:
Queremos agradecer el trabajo realizado por todos los componentes de la Comunidad. Han trabajado / colaborado / cooperado… con entusiasmo y constancia, y han demostrado en todo momento su profesionalidad y conocimiento. Desde la Asociación de Archiveros de Andalucía os damos las gracias.
Por último, comentar que Valora no finaliza aquí. Comienza VALORA DOS, con nuevas líneas de trabajo que estamos definiendo en estos momentos. Si estás interesado en participar, aquí tienes nuestro correo.
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