Periodo de retención / valor primario: listas de verificación para su identificación
1. ¿Qué son las listas de verificación de identificación del período de retención?
Es una forma sencilla y práctica para determinar plazos concretos en el proceso de elaboración de propuestas de valoración.
2. ¿Para qué sirven? Beneficios y límites
Esta lista de verificación permite determinar el periodo de retención en base a criterios legales, de forma objetiva, sistemática y transparente.
El período de retención se basa siempre en la prescripción administrativa de los documentos, de modo que permita la correcta transferencia y eliminación de documentación y, a su vez, distinguir claramente las responsabilidades de los órganos productores y de la custodia de los documentos en un sistema de archivo.
Los períodos de esta lista parten de prescripciones básicas o comunes. Dicha lista no es exhaustiva y puede estar sujeta a variabilidad según las competencias y regulación sectorial o autonómica.
3. ¿Cómo aplicarlas?
La lista de verificación del periodo de retención es una secuencia de preguntas por descarte, cada una de las cuales fija un plazo de conservación de la información. No obstante, los plazos toman de referencia las prescripciones comunes y pueden variar según el tipo de administración y la legislación sectorial y autonómica, por lo tanto, antes de aplicarlas hay que comprobar si existe normativa específica aplicable en tu administración.
4. Para saber más….
Valor permanente / valor secundario: listas de verificación para su ponderación
1. ¿Qué son las listas de verificación de ponderación del valor permanente?
Es una forma sencilla y práctica de facilitar la toma de decisiones en el momento de determinar la existencia de valor permanente de la información, es decir, sus valores secundarios.
2. ¿Para qué sirven?
La lista del valor permanente tiene como objetivo facilitar la toma de decisiones en la identificación del valor secundario y, al mismo tiempo, facilitar la justificación de su existencia en una serie documental. Se trata de valorar de forma sencilla el riesgo que supondría para la organización y para la sociedad la eliminación de los documentos que son objeto de valoración.
Estos criterios recopilados se han analizado y, posteriormente, se han sistematizado según si afectan o no a distintos derechos de las personas, al conocimiento de la organización o de la misma sociedad. Esto ha permitido distinguir dos tipos de criterios para la identificación del valor secundario: criterios determinantes y criterios complementarios.
- Valoración de criterios determinantes. Trata de identificar si la información contenida en los documentos valorados responde a algunos de los criterios que por sí mismos ya determinan el valor secundario: persistencia, intensidad y calidad.
- Valoración de criterios complementarios. Ponderación a realizar cuando la valoración de criterios determinantes no ofrezca un resultado concluyente sobre el valor secundario. Estos criterios valoran la calidad de la información determinada por la unicidad, completud, usabilidad, jerarquía y ámbito competencial y extensión o alcance de la actividad.
3. ¿Cómo aplicarlas?
La lista de verificación del valor permanente pretende ayudar a tomar una decisión y requiere de un análisis de las cuestiones planteadas y aplicar un valor (del 0 al 2). Su aplicación permite cuantificar el resultado, de modo que siempre que éste sea igual o superior a 2, será indicativo de que los documentos deben conservarse total o, al menos, parcialmente. Por el contrario, su eliminación supondría un alto riesgo.
Cuando la suma de los valores obtenidos en la valoración de criterios determinantes sea menor de 2, los criterios complementarios permiten ponderar el riesgo potencial para la organización y la sociedad que supondría la eliminación de los documentos.
4. Para saber más….