Presentación

Jornadas Internacionales de la AAA

El servicio de los archivos en la era de la información

Museo de Málaga – Palacio de la Aduana, 14-16 noviembre 2018

PRESENTACIÓN

La razón de ser de los archivos es, en primera instancia, servir a las organizaciones y a las personas que producen los documentos que gestionan y conservan y, en segundo lugar y en general, a aquellas otras personas que demandan sus servicios, ya sea por razones de defensa de derechos, de investigación o, simplemente, por mero interés cultural.

Desde una perspectiva tradicional, hablar del ‘servicio de los archivos‘ es referirse al régimen de acceso a los documentos -quién, qué, cuándo y dónde puede- y a su acceso material -cómo puede-, al préstamo administrativo, a su reproducción, a los instrumentos de información sobre los propios archivos y los documentos que contienen y, finalmente, a todas las actividades de difusión cultural y educativa que realizan, y todo ello llevado a cabo en unas dependencias específicas para el depósito de documentos, para su tratamiento y su puesta a disposición.

Este esquema de los servicios que ha de prestar el archivo es el que se describe, por ejemplo, en el Capítulo V “Del servicio de los archivos” del Reglamento del Sistema Archivístico de Andalucía. Esta norma aprobada en el año 2000 mantiene, por un lado, su vigencia en cuanto que permite su aplicación a todo documento independientemente de su soporte. Pero por otro, ha sido sobrepasado por nuevas realidades que en su momento no se podían ni siquiera prever y que cambian aceleradamente, dibujando un horizonte que a veces es difícil de vislumbrar.

En primer lugar, asistimos a un nuevo concepto de “persona usuaria”, propiciado, entre otras razones, porque las personas que tienen la condición de “interesadas” en un procedimiento y las investigadoras, ya no son las únicas usuarias de los archivos. Cada vez hay mayor demanda por parte de la ciudadanía para la vigilancia y rendimiento de cuentas de los poderes públicos, de tal manera que se ha llegado a hablar de un auténtico “activismo archivístico”; pero también es cada vez mayor el número de personas que se acercan a la consulta por mera curiosidad. Todo ello incrementa exponencialmente el uso que se hace de los archivos.

En segundo lugar, hay una demanda constante y actualizada de nuevos servicios que podemos encontrar por doquier: las organizaciones exigen un sistema de gestión documental integral -que abarque desde el diseño al archivo definitivo- e integrado -interoperable con otros sistemas de información y de gestión- que sustente la eficacia y eficiencia de su misión y que rebase la mera localización y servicio rápido de documentos; la demanda de información y de datos en formato abierto comienza a desplazar a la de documentos, lo que forzará un replanteamiento de los conceptos de integridad, autenticidad y fiabilidad; se comienza a exigir de los archivos públicos que sean depósitos de la memoria colectiva social y no sólo de la producción documental de las Administraciones públicas.

Pero quizá sean los cambios operados en medios y soportes los más acuciantes: estamos en un mundo en red con acceso inmediato a multitud de servicios, que reclama igualmente acceso directo e inmediato a documentos a través de internet desde cualquier lugar del mundo y cualquiera que sea el lugar en que se encuentren; también estamos en un país en el que la administración electrónica va a comenzar a ser una obligación muy pronto.

En esta sociedad en la que lo físico, en gran parte, se ha licuado, debemos replantearnos el servicio de los archivos en su globalidad, desde los propios espacios físicos en que se ubican -los edificios- hasta las entidades que deben garantizar la custodia, conservación y servicio de los documentos y de la información que éstos contienen, con sujeción a los cambios que se están produciendo en los medios y en la sociedad.

Para ello, proponemos centrar la atención en tres bloques:

  • El objeto: el documento.
    • Ha experimentado cambios determinantes en cuanto al soporte -pasando de un documento principalmente en soporte papel a un documento principalmente en soporte electrónico-.
    • Igual de rotundos han sido los cambios en cuanto a su estructura y contenido, por lo que junto a la información -datos- adquiere un papel de primer orden la información contextual -metadatos-.
    • Se está cuestionando el propio concepto de ‘documento’ como una producción exclusivamente administrativa con toda su carga de evidencia jurídica, para abarcar otras clases de documentos en los que la garantía de lo evidencial se diluye, sin perder por ello su importancia para la sociedad, como páginas web, grandes conjuntos de datos, etc.
  • La función: el servicio. Es evidente que seguirán existiendo documentos en papel en los archivos, y por tanto se deberán seguir desarrollando las funciones tradicionales de un archivo. Pero no cabe duda de que los cambios del objeto requieren nuevas funciones y producen nuevas demandas que hay que cubrir:
    • Se debe acrecentar la conexión con la ciudadanía, facilitando y asesorando a la misma desde el momento inicial de presentación de documentos en los registros hasta la máxima difusión de los documentos y de la información sobre archivos y documentos en internet.
    • Nuevos instrumentos de información y descripción.
    • Nuevas formas de difusión.
    • Nuevas personas usuarias: empresas que reutilizan información.
    • Todos esos nuevos servicios que ha de ofrecer un archivo actual inciden en la identidad profesional: el trabajo técnico del personal de archivos se hace cada vez más polivalente, necesita cada vez más de la multidisciplinariedad, pero a la vez se amplía el horizonte de salidas profesionales (diseño de documentos, document controler, etc.);
    • Los servicios en la nube.
  • El espacio: el edificio y el repositorio.
    • Tradición y modernidad: seguirán persistiendo las necesidades tradicionales de los archivos, pero hay que estudiar si los nuevos soportes documentales exigen otras funcionalidades en los edificios de archivos y cuáles son.
    • Plantearnos si el acceso a los documentos primordialmente a través de internet cuestiona las instalaciones de servicio público y para actividades de difusión de los edificios de archivos.
    • Repaso a las más recientes normas técnicas sobre edificaciones de archivos y requisitos para el almacenamiento de documentos, y en especial de documentos electrónicos.
    • La gestión de la conservación: aspectos básicos de la conservación de nuevos materiales.